Dans cet article, nous explorons les grandes étapes de la gestion d’une enquête administrative en milieu de travail et expliquons dans quel contexte un mandat à une firme externe est de mise.
Lors de la réception d’un signalement ou d’une plainte, ou d’une information relative au harcèlement, un employeur doit suivre un processus rigoureux pour garantir une gestion efficace et rigoureuse du dossier, dontvoici les principales étapes :
L’employeur doit mettre en place une politique relative au harcèlement en milieu de travail, incluant notamment le processus pour déposer une plainte, un signalement ou fournir un renseignement relatif au harcèlement, ainsi que l’identité de la personne désignée pour les recevoir. Cette personne doit traiter toute plainte de manière confidentielle, sérieuse diligente..
Lorsque la personne désignée par la politique est sollicitée, elle doit s’assurer de respecter la politique en place. Elle doit d’abord se demander si l’information obtenue est complète et devrait communiquer dans les meilleurs délais avec la partie dénonciatrice ou la partie plaignante pour clarifier le signalement ou la plainte, ou confirmer que le dossier est complet. En respectant la confidentialité à son maximum, elle devra évaluer les prochaines étapes, comme la mise en place de mesures temporaires et la tenue d’une enquête.
À ce stade, elle n’a pas à informer la partie mise en cause. Elle doit s’assurer que le dossier est complet et que l’intégrité physique et psychologique des employé.e.s est protégée.
Selon les circonstances, il peut être nécessaire de mettre en place des mesures temporaires pour prévenir d’autres incidents, éviter toute tentative d’interférer dans l’enquête ou réduire les tensions avant toute conclusion et décision définitive de l’employeur. Certains employeurs choisissent notamment de :
- Suspendre avec solde la partie plaignante ou la partie mise en cause;
- Demander à ce que la partie plaignante ou la partie mise en cause fasse du télétravail;
- Modifier le lien hiérarchique des parties, si par exemple la partie plaignante est subordonnée à la partie mise en cause;
- Demander à ce que la partie plaignante et la partie mise en cause ne communiquent pas ensemble;
- Modifier l’attribution de projets pour éviter que les parties se côtoient.
Dans plusieurs situations, il est souhaitable de confier l’enquête à une firme externe. Par exemple, lorsqu’il y a perception de partialité (vise la haute direction, un membre du Conseil d’administration, du département des ressources humaines, perte de confiance envers l’employeur), lorsque la situation est complexe (plainte croisée, plusieurs parties impliquées, plusieurs témoins, arrêt de travail) ou lorsqu’il y a une forte chance que le dossier soit contesté devant un tribunal.
Avec l’enquêteur-trice externe, vous devez veillez à clairement définir le mandat, incluant son étendue et le type de rapport attendu.
La partie dénonciatrice ou la partie plaignante sont officiellement informées qu’un tiers neutre et impartial a été mandaté pour mener l’enquête. La communication doit contenir le nom de l’enquêteur-trice et ses coordonnées. À ce stade, la partie mise en cause n’a pas à être avisée, car aucune conclusion sur la recevabilité n’a encore été rendue.
Lors de cette étape, l’enquêteur.trice rencontrera la partie dénonciatrice ou la partie plaignante afin d’identifier les allégations. Chaque allégation devrait permettre d’identifier une date ou période, un évènement et un lieu.
Une fois toutes les allégations en main, l’enquêteur.trice vérifiera si le signalement ou la plainte rencontre (1) les exigences de recevabilité préliminaire (délais) et (2) tous les critères de la définition de harcèlement, si nous tenons les faits comme avérés.
Selon la conclusion sur la recevabilité, le processus d’enquête va cesser ou se poursuivre.
Advenant que les allégations sont recevables, une enquête devrait être conduite. À ce stade, la partie mise en cause devrait être avisée d’une plainte ou d’un signalement à son égard, si aucune mesure temporaire n’avait été mise en place.
Une enquête est généralement conduite par le biais d’entrevues, en personne ou en visioconférence, et la collecte d’autres éléments de preuve (documents, courriels, messages textes, etc.). L’enquête se poursuit par une analyse portant sur (1) la crédibilité, (2) le fondement en fait des allégations et (3) la conclusion sur chacun des critères de harcèlement. 9. Réception des conclusions de l’enquête
L’employeur peut demander un rapport détaillé ou un rapport sommaire exécutif. Il peut également demander une lettre à la direction, au conseil d’administration ou au département des ressources humaines résumant les conclusions de l’enquête.
L’employeur doit annoncer les conclusions de l’enquête aux parties. Il peut décider de le faire directement ou mandater l’enquêteur.trice pour ce faire. Une telle entrevue doit être bien préparée et assurer le maintien de la confidentialité.
Selon les conclusions, des mesures administratives ou disciplinaires peuvent être mises en place.
Le recours à un.e enquêteur.trice externe présente plusieurs avantages :
- Neutralité et impartialité : Un.e enquêteur.trice externe garantit une analyse objective, sans conflit d’intérêts ou partialité.
- Expertise spécialisée : Ces professionnels sont formés pour mener des entrevues, respecter la confidentialité, analyser les faits, appliquer le cadre juridique pertinent, connaître la jurisprudence et la doctrine et rédiger des rapports clairs.
- Meilleurs délais : Le déroulement de l’enquête n’aura aucun impact sur la charge de travail souvent déjà lourde de votre personnel ce qui permet souvent d’accélérer le traitement du dossier.
- Crédibilité accrue : Une enquête externe renforce la confiance des employé.e.s dans le processus et l’engagement de l’employeur à agir avec rigueur.
En tant qu’employeur, vous avez un rôle clé à jouer dans la prévention et la gestion des plaintes. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos services:
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